PRC is hiring a bilingual Program Assistant

Program Assistant

Parent Resource Centre

(Full time – 35 hours per week)

$40,000 to $45,000 annually (depending on experience)

One-year contract with the possibility of an extension

Purpose: 

Reporting to the Program Manager, the Program Assistant will work in the office four days per week and remotely one day per week. The Program Assistant will provide direct service to clients by phone, email and in person. Additionally, the incumbent also provides comprehensive support to the Program Leads and Executive Director and aids with office and admin functions. 

Key Responsibilities:

  • Ensures all calls are answered professionally and all visitors feel welcomed
  • Supports programs through communications and community engagement
  • Provides administrative, HR and financial support

Program and Administrative Support:

  • Answers and tracks reception calls and email account
  • Opens, sorts and distributes incoming mail
  • Liaises with landlord and service providers (includes maintenance and IT) as necessary
  • Supports all internal administrative meetings (prep, agenda’s and minutes)
  • Supports staff milestones (ex. Organize birthday cards, send flowers etc…)
  • Makes deposits
  • Liaise with staff for monthly progress reports
  • Supports Executive Director
  • Other program and administrative support as required

Communications:

  • Updates website and supports social media campaign
  • Updates Parent and Professional activity calendar
  • Creates and distributes newsletter
  • Other communications support as required

Community Engagement:

  • Supports recruitment, onboarding and coordination of the work of administrative volunteers
  • Supports recruitment and onboarding of staff
  • Supports creation and distributes surveys
  • Liaises with translators to support program advertising and online content
  • Supports internal and external events
  • Supports online registration and promotion of playgroups and parent workshops
  • Other community engagement support as required

Job requirements/Hiring specifications

Knowledge and Abilities:

  • Ability to respond sensitively and professionally to guide parents and professionals
  • Ability to build rapport and convey empathy quickly both virtually and in-person
  • Highly organized and able to multi-task and effectively prioritize
  • Ability to work independently and effectively as part of a small team
  • Ability to maintain a flexible work schedule

Requirements and Qualifications:

  • Post secondary education required
  • Knowledge of Microsoft Office, with a high level of proficiency in Word, Excel and Outlook is essential
  • Knowledge of online programs such as Eventbrite, Mail Chimp, Survey Monkey, WordPress and Zoom are essential
  • Two to four years of administrative experience preferred
  • Strong knowledge of community resources available in Ottawa is an asset
  • Previous experience with telephone-based service delivery an asset
  • Familiarity with social medias, internet research, events support and basic marketing/ communication practices an asset
  • Provide a clear vulnerable sector check

Language requirements:

Fluency in both French and English is required.

Send resume and cover letter to: Paula Coons – pcoons@parentresource.ca

At the Parent Resource Centre, we cultivate a culture of equity, diversity and inclusion for all employees.  We respect individual strengths, views, and experiences and believe that our differences enable us to be a better team and represents the clients we serve.

PRC is committed to equity, diversity and inclusion in our organization. We actively seek racialized and Indigenous persons, people with disabilities and additional diverse identities to join our team.

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Assistant de programme

Centre de Ressources pour Parents

(Temps plein – 35 heures par semaine)

40 000 $ à 45 000 $ annuellement (selon l’expérience)

Contrat d’un an avec possibilité de prolongation

Date de début – dès que possible

Objectif: 

Relevant du Directeur de Programme, l’Assistant de Programme travaillera au bureau quatre jours par semaine et à distance un jour par semaine. L’Assistant de Programme fournira un service direct aux clients par téléphone, par courriel et en personne. De plus, il fournira également un soutien complet aux Chefs de Programme et au Directeur Exécutif et aidera aux fonctions de bureau et d’administration.

Principales responsabilités:

  • S’assure que tous les appels reçoivent une réponse professionnelle et que tous les visiteurs se sentent les bienvenus
  • Soutient les programmes par le biais des communications et de l’engagement communautaire
  • Fournit un soutien administratif, RH et financier

Programme et soutien administratif :

  • Répond et suit les appels de réception et le compte de messagerie
  • Ouvre, trie et distribue le courrier entrant
  • Assure la liaison avec le propriétaire et les fournisseurs de services (y compris la maintenance et l’informatique) si nécessaire
  • Prend en charge toutes les réunions administratives internes (préparation, ordre du jour et procès-verbaux)
  • Prend en charge les jalons du personnel (ex. Organiser des cartes d’anniversaire, envoyer des fleurs, etc.)
  • Effectue les dépôts
  • Assurer la liaison avec le personnel pour les rapports d’avancement mensuels
  • Soutient le Directeur Exécutif
  • Autre soutien administratif et de programme selon les besoins

Communication :

  • Met à jour le site Web et soutient la campagne sur les réseaux sociaux
  • Met à jour le calendrier des activités Professionnelles et des Parents
  • Crée et distribue les bulletins
  • Autre support de communication selon les besoins

Engagement communautaire:

  • Prend en charge le recrutement, l’intégration et la coordination du travail des bénévoles administratifs
  • Prend en charge le recrutement et l’intégration du personnel
  • Assure la création des sondages et leur distribution
  • Assure la liaison avec les traducteurs pour soutenir la publicité du programme et le contenu en ligne
  • Prend en charge les événements internes et externes
  • Prend en charge l’inscription en ligne et la promotion des groupes de jeu et des ateliers pour parents
  • Autre soutien à l’engagement communautaire, au besoin

Exigences du poste/spécifications d’embauche

Connaissances et capacités :

  • Capacité à réagir avec sensibilité et professionnalisme pour guider les parents et les professionnels
  • Capacité à établir des relations et à transmettre rapidement de l’empathie à la fois virtuellement et en personne
  • Très organisé et capable d’effectuer plusieurs tâches et de hiérarchiser efficacement
  • Habilité à travailler de manière indépendante et efficace au sein d’une petite équipe
  • Capacité à maintenir un horaire de travail flexible

Exigences et qualifications :

  • Études postsecondaires requises
  • Connaissance de Microsoft Office et essentiellement un haut niveau de maîtrise de Word, Excel et Outlook
  • Connaissance des programmes en ligne tels que Eventbrite, Mail Chimp, Survey Monkey, WordPress et Zoom est essentielle
  • Préférence pour deux à quatre ans d’expérience en administration
  • Solide connaissance des ressources communautaires disponibles à Ottawa est un atout
  • Une expérience antérieure avec la prestation de services par téléphone est un atout
  • Familiarité avec les médias sociaux, la recherche sur Internet, le soutien aux événements et les pratiques de base en marketing/communication est un atout
  • Fournir une vérification des antécédents (travail auprès de personnes vulnérables)

Exigences linguistiques :

La maîtrise du français et de l’anglais est requise.

Paula Coons – pcoons@parentresource.ca

Au Centre de Ressources pour Parents, nous cultivons une culture d’équité, de diversité et d’inclusion pour tous les employés. Nous respectons les forces, les opinions et les expériences individuelles et croyons que nos différences nous permettent d’être une meilleure équipe et représentent les clients que nous servons.

Ce poste restera disponible jusqu’à ce qu’un candidat approprié soit recruté.